מנהל כספים במיקור חוץ: מתי זה נכון לחברה צומחת

בקצרהמנהל כספים במיקור חוץ עובד עם החברה חלק מהשבוע ומביא ניסיון של איש כספים בכיר: תקציב, תזרים, קשר עם בנקים ומשקיעים ובקרה על הנהלת החשבונות. זה מתאים לחברה צומחת שעוד אין לה עבודה למשרה מלאה, או לתקופת מעבר. כשהחברה מגייסת הון, נכנסת לפעילות מורכבת או מגדילה צוות, בדרך כלל מגיע הזמן למנהל כספים קבוע.

הפער שחברות צומחות מכירות

בשלב מסוים, חברה צומחת מגלה שיש לה מנהלת חשבונות טובה, רואה חשבון חיצוני שמכין מאזן, ובכל זאת אף אחד לא מחזיק את התמונה הכספית. אין תקציב שמישהו מנהל, התחזית לתזרים נבנית רק כשהבנק מבקש, והמנכ״ל מגלה בעיות כשהן כבר דחופות.

המצב הזה נפוץ במיוחד בחברות הזנק שגייסו סבב ראשון, בעסקים משפחתיים שעברו גודל מסוים ובעמותות שגדלו מהר. בכולן יש אנשים מוכשרים, אבל אין מי שתפקידו לחשוב על הכסף קדימה ולא רק לרשום אותו בדיעבד.

מצד שני, משרה מלאה של מנהל כספים בכיר נראית גדולה מדי. אין מספיק עבודה לכל השבוע, והחברה חוששת להתחייב לתפקיד בכיר לפני שהיא יודעת לאן היא מתפתחת. כאן נכנס מנהל כספים במשרה חלקית, שעובד עם החברה כמה ימים בשבוע ומביא ניסיון של מי שכבר ניהל כספים בחברות גדולות יותר.

מה מקבלים ממנהל כספים במיקור חוץ

בבסיס, החברה מקבלת שיקול דעת בכיר: תקציב שנבנה עם ההנהלה ונבדק מול הביצוע, תחזית תזרים שמתעדכנת באופן שוטף, וקשר מסודר עם הבנק, עם רואה החשבון ועם המשקיעים. הוא גם מפקח על הנהלת החשבונות, ומוודא שהסגירות נעשות בזמן ושהמספרים נכונים.

מעבר לשוטף, מנהל כזה עוזר ברגעים מיוחדים. גיוס הון, משא ומתן על הלוואה, בחינת רכישה או החלטה על כניסה לשוק חדש — בכל אלה ניסיון של איש כספים בכיר חוסך טעויות יקרות. לעיתים הוא גם מכין את הקרקע למחלקת כספים עתידית: מסדר תהליכים, בוחר מערכת ומגדיר את התפקידים הראשונים.

חשוב לזכור שמדובר באדם ולא בשירות כללי. ההצלחה תלויה בהתאמה בינו לבין המנכ״ל, ביכולת שלו להבין את העסק מהר, ובזמינות שלו כשצריך החלטה. לכן הבחירה בו דורשת את אותה בדיקה כמו גיוס של כל איש כספים בכיר.

מה נשאר בבית

מנהל כספים במשרה חלקית אינו מחליף את מנהלת החשבונות ואינו עושה את הרישום השוטף. הוא מפקח, מנתח ומחליט, ומישהו אחר צריך לבצע. חברה שמצפה שהוא גם ירשום וגם ינהל, תשלם על זמן בכיר עבור עבודה שמנהלת חשבונות עושה טוב יותר.

כדאי לכתוב מראש חלוקת עבודה ברורה: מה באחריות מנהלת החשבונות, מה באחריות המנהל החיצוני, ומה נשאר אצל רואה החשבון. חלוקה כזו מונעת מצב שבו משימה חשובה נופלת בין הכיסאות, כי כל אחד היה בטוח שהשני מטפל בה.

כדאי גם לקבוע איך יראה השבוע בפועל. באילו ימים הוא זמין, איך פונים אליו בין לבין, ומה נחשב דחוף. מנהל כספים במשרה חלקית שעובד עם כמה חברות צריך סדר ברור, וגם החברה צריכה לדעת מתי היא יכולה לסמוך על תשובה מהירה.

מתי הגיע הזמן למנהל כספים קבוע

יש כמה סימנים ברורים. העבודה גדלה, והימים בשבוע כבר לא מספיקים. החברה גייסה הון משמעותי, והמשקיעים מצפים לדיווח צמוד יותר. נפתחה פעילות בחו״ל או חברה בת, והדיווח הסתבך. או שמחלקת הכספים גדלה לכמה אנשים, וצריך מישהו שינהל אותם כל יום.

במעבר כזה יש שתי דרכים. לפעמים המנהל החיצוני עצמו מתאים להפוך לעובד קבוע, ולפעמים נכון לגייס מישהו אחר ולהשתמש במנהל החיצוני לחפיפה ולהגדרת התפקיד. שתי הדרכים לגיטימיות, וההחלטה תלויה בהתאמה ובמה שהחברה צריכה לשנים הקרובות.

כך או כך, כדאי להתחיל לחשוב על המעבר לפני שהוא דחוף. חיפוש של מנהל כספים קבוע לוקח זמן, והחברה צריכה להמשיך לתפקד בינתיים. מנהל חיצוני שמשתף פעולה עם המעבר, ועוזר להגדיר את התפקיד הקבוע, מקל מאוד על התהליך.

איך מגייסים מנהל כספים במיקור חוץ

מתחילים בשיחת וידאו עם המנכ״ל או עם הבעלים, ומגדירים את הצורך: מה לא עובד היום, מה צריך לקרות בשנה הקרובה, וכמה ימים בשבוע נדרשים באמת. מההגדרה נגזר הפרופיל — ניסיון בענף, בשלב החברה ובסוג האירועים שצפויים.

לאחר מכן מאתרים מנהלי כספים מנוסים שמחפשים עבודה בהיקף חלקי, לעיתים כאלה שעובדים כבר עם חברה אחת או שתיים נוספות. כל מועמד עובר שיחה מקצועית על תקציב, תזרים ועבודה מול משקיעים, ובודקים גם זמינות ממשית ולא רק הצהרה עליה.

לפני ההחלטה מדברים עם ממליצים: מנכ״לים של חברות שבהן עבד במשרה חלקית, ומנהלות חשבונות שעבדו תחתיו. הם יודעים לספר אם הוא באמת היה זמין, ואם ההחלטות שלו החזיקו לאורך זמן.

אחרי הבחירה, כדאי לקבוע נקודת בדיקה משותפת אחרי כמה חודשים: מה השתפר, מה עדיין חסר, והאם ההיקף שהוגדר עדיין מתאים.

מאזן אנושי מגייסת מנהלי כספים במשרה חלקית ובמשרה מלאה

במאזן אנושי אנחנו מגייסים מנהלי כספים, ובהם מנהלי כספים במשרה חלקית לחברות צומחות, כעובדים של החברה. ההיכרות נעשית בשיחות וידאו, כל מועמד עובר בדיקה מקצועית ושיחות עם ממליצים, ואם יתברר שהחברה כבר צריכה משרה מלאה, נגיד את זה בשיחה הראשונה.

מנהל כספים חיצוני מצליח כשיש לצידו צוות הנהלת חשבונות מסודר. כשהגדרתם את הצורך, אפשר לרשום אצלנו את המשרה ונחזור לתיאום שיחה.