מנהלת חשבונות ראשית: הגדרת תפקיד שמונעת טעות גיוס

בקצרהמנהלת חשבונות ראשית אחראית על כל ספרי החברה: רישום, התאמות, סגירת חודש והכנת החומר למאזן, ולעיתים גם על צוות. הגדרת תפקיד טובה קובעת מה בדיוק באחריותה, למי היא מדווחת ומה נשאר אצל החשב או אצל רואה החשבון. בגיוס בודקים תעודה ממשלתית בדרגה מתקדמת, עבודה בתוכנה שלכם, סגירות שביצעה ואמינות.

למה הגדרת התפקיד חשובה יותר מהמודעה

הרבה ארגונים מפרסמים “דרושה מנהלת חשבונות ראשית” ומקבלים עשרות קורות חיים שלא מתאימים. הסיבה פשוטה: אותו שם תפקיד מתאר עבודות שונות מאוד. בעסק קטן זו האישה היחידה שמחזיקה את כל הספרים. בחברה בינונית זו ראש צוות שמדווחת לחשב. בקבוצה עם כמה חברות זו מי שמתאמת בין ספרים שונים.

הגדרת תפקיד מדויקת חוסכת שבועות של ראיונות מיותרים. היא גם עוזרת למועמדת להבין אם התפקיד מתאים לה, ומונעת אכזבה בחודשים הראשונים, כשמתברר שהציפיות היו שונות.

הגדרה טובה נכתבת בשפה של העבודה עצמה ולא בשפה של מודעה. במקום “אחריות וסדר” כותבים “סגירת חודש עד אמצע החודש הבא”, ובמקום “ניסיון בתוכנות” כותבים את שם המערכת ואת המודולים שבהם עובדים. כך המועמדת יודעת למה היא נכנסת, ואתם יודעים מה לשאול בראיון.

מה כוללת הגדרת התפקיד של מנהלת חשבונות ראשית

בבסיס, התפקיד כולל אחריות על הרישום השוטף, על התאמות הבנקים, הספקים והלקוחות, ועל סגירת החודש. ברוב הארגונים הוא כולל גם הכנת דיווחים שוטפים לרשויות, עבודה מול משרד רואי החשבון והכנת החומר למאזן.

מעבר לבסיס, כדאי לכתוב במפורש מה עוד בתוך התפקיד. האם היא אחראית על תשלומים לספקים? על גבייה? על קשר עם הבנק? האם היא מכינה דוחות להנהלה? כל תוספת כזו משנה את הפרופיל של המועמדת המתאימה.

חשוב לא פחות לכתוב מה לא בתוך התפקיד. אם השכר מטופל אצל חשבת שכר נפרדת, או שהדוחות המאוחדים נשארים אצל החשב, צריך לומר את זה. מועמדת חזקה רוצה לדעת איפה עובר הגבול.

כדאי להוסיף גם את היקף המשרה ואת אופי העבודה. משרה מלאה במשרד, משרה חלקית או שילוב של ימים מהבית — כל אחת מהאפשרויות מושכת קהל אחר של מועמדות. עדיף להחליט על זה מראש מאשר לגלות באמצע התהליך שהמועמדת המועדפת מחפשת משהו אחר לגמרי.

מי מעליה ומי לידה

השאלה הבאה היא למי היא מדווחת. בעסק קטן היא עובדת ישירות מול הבעלים ומול רואה חשבון חיצוני, ונדרשת לעצמאות גבוהה. בחברה בינונית היא מדווחת לחשב או למנהל הכספים, ועובדת לפי סדרי עבודה שהם קובעים.

כדאי לתאר גם את הצוות שסביבה: עובדות נוספות בהנהלת החשבונות, חשבת שכר, מחלקת רכש או מחסן שמעבירים לה מסמכים. מנהלת חשבונות ראשית טובה יודעת לעבוד עם כולם, אבל היא צריכה לדעת מראש מי השותפים שלה ביום־יום.

שאלה נוספת היא מה קורה כשמשהו משתבש. אם מתגלה הפרש בבנק, מי מחליט איך לתקן? אם ספק לוחץ על תשלום שלא אושר, למי היא פונה? תשובות ברורות לשאלות האלה, כבר בהגדרת התפקיד, מונעות חיכוכים ומאפשרות לה לעבוד בביטחון מהיום הראשון.

מה בודקים במועמדת

הדבר הראשון הוא הסמכה וניסיון. לתפקיד ראשי מחפשים בדרך כלל את התעודה הממשלתית בדרגה המתקדמת, אבל ניסיון מעשי בסגירות ובעבודה עד מאזן חשוב לא פחות. שאלו על סגירה אחרונה שביצעה: כמה זמן לקחה, מה התעכב ואיך פתרה הפרש.

הדבר השני הוא התוכנה. מנהלת חשבונות מנוסה לומדת תוכנה חדשה מהר, אבל אם יש לכם מערכת מורכבת, ניסיון בה יקצר את הלמידה. הדבר השלישי הוא אמינות וסדר, ואותם בודקים בעיקר בשיחות עם ממליצים: מנהלים שעבדו איתה ורואי חשבון שקיבלו ממנה חומר.

שאלה שכדאי לשאול בשיחה המקצועית: מה עשתה כשמצאה טעות שלה עצמה בחודש שכבר נסגר? מועמדת שמספרת בפשטות איך גילתה, למי דיווחה ואיך תיקנה, מראה בדיוק את התכונה שהתפקיד הזה דורש. מי שמתקשה להיזכר בטעות אחת, כנראה לא מספרת את כל הסיפור.

איך מגייסים מנהלת חשבונות ראשית בלי לטעות

מתחילים בשיחת וידאו עם מי שהיא תדווח אליו, ובונים יחד הגדרת תפקיד: אחריות, ממשקים, תוכנה, היקף משרה ומה ייחשב הצלחה אחרי חצי שנה. מההגדרה גוזרים שאלות לשיחה מקצועית, שמבוססות על עבודה אמיתית ולא על מבחן תיאורטי.

לאחר מכן מחפשים מועמדות שכבר עושות את העבודה הזו, גם כאלה שלא שלחו קורות חיים. כל מועמדת עוברת שיחה מקצועית, ומי שמתאימה מגיעה לראיון אצלכם. לפני ההחלטה מדברים עם ממליצים, ובודקים איך היא עובדת תחת לחץ של סוף חודש.

גם אחרי שנבחרה מועמדת, העבודה לא נגמרת. כדאי לתכנן חפיפה עם מי שעוזבת, אם אפשר, ולקבוע נקודת בדיקה אחרי הסגירה הראשונה. שיחה קצרה אז, על מה עבד ומה צריך לשפר, חוסכת טעויות שעלולות להצטבר בשקט במשך חודשים.

מאזן אנושי מגייסת מנהלות חשבונות ראשיות לצוות שלכם

במאזן אנושי אנחנו מגייסים מנהלות חשבונות ראשיות, מנהלות חשבונות עד מאזן וראשי מחלקות הנהלת חשבונות לצוות הפנימי של הארגון. אנחנו מתחילים בהגדרת תפקיד מדויקת בשיחת וידאו, בודקים כל מועמדת בשיחה מקצועית ומדברים עם ממליצים שעבדו איתה.

לפעמים הצורך האמיתי גדול יותר, ומעל מנהלת החשבונות חסר מנהל כספים במשרה חלקית. במקרים אחרים כדאי לחזק את העבודה מול משרד רואי החשבון והמיסים. נעזור לכם להבין מה נדרש לפני שיוצאים לחפש.